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時間管理を効率よく行うために意識するべきこと

 2018/11/04 未分類
この記事は約 7 分で読めます。

     

    時間管理の意味を考えるために、時間管理はそもそも何のため?

    ということを考えてほしいのですが、時間管理をしないと!と思うのは、
    より効率的に何かを行いたいと思うから何です。

     

    ただ何もすることがなくて、自由に過ごして、
    何の結果も求めないのであれば、時間管理が必要だなんて思わないはずです。

     

    私も仕事もない、やることも、やりたいこともない、
    そのことに対して危機感すらない。

    という状況であれば、時間管理の必要性なんて感じないです。

     

    寝ていたいだけ寝ていますし、時間も決めずにだらだら過ごします。
    しかし、私は、時間管理が必要だと感じているんですよね。

     

    それはどうしてかというと、限られた時間の中でしたいこと、出したい結果があるから。
    要するに暇じゃないから(笑)

     

    本当に細かいことになってしまいますが、私の例でいうと、

     

    ・仕事をシャキッとした頭で始めるために、自宅できちんと食事をとりたい
    ・このメルマガを午前中に書き上げたい
    ・帰って洗濯などの家事をしたいので、きちんと定時に退勤したい。
    ・次の日に響くので、0時には就寝していたい

     

    ごく一部ですが、こういったものが存在します。

     

    そして、これらを実現するためには、限られた時間の中で、
    決められたことをこなしていく必要があります。

    そこで初めて、時間管理の重要性を感じるのです。

     

    時間を管理せず、思いつくままに行動したり、
    時間を決めずに進めていくと、この半分も実現できないと思います。

     

    要するに、時間管理とは決められたことを遂行するために行う
    エネルギーの管理でもあるのです。

     

     

    時間管理をするためには?

     

    あなたは、時間管理ができていますか?

     

    時間管理をするのには、なにか目的を達成するためだったり、
    なにか得たい結果を出すためだったりと目的があります。

     

    しかし、その立派な目標とやる気だけでは、
    うまく時間管理って出来ないんですよね。

     

    では、どうしたらいいのか。

     

    答えは、
    「優先順位を正しく決める」です。

     

    時間の管理に悩むあなたなら、そんなことわかってるし、
    やってるわっ!!と思ったかもしれません。

     

    しかし、それは正しい優先順位かどうか考えてほしいのです。

     

     

    時間管理のマトリックス

     

    決めたことを決めた時間内で終わらすための優先順位。

    世界的なベストセラースティーブン・R・コヴィーの
    『7つの習慣』では、時間管理のマトリックスというものを紹介しています。

     

    この時間管理のマトリックスでは、
    自分の時間を4つに分けています。

    1 重要かつ緊急
    2 重要だが緊急ではない
    3 重要ではないが緊急
    4 重要ではなく更に緊急でもない

    上記の4つ。

     

    7つの習慣には以下のような記述があります。

    ===============

    時間管理の本質は、
    優先事項を決め、
    それらを中心に計画を立て、
    実行することである。

    優先事項を決めるにはまず、
    自分の価値観や最大の関心事を深く探り、
    明確にしなければならない。

    その価値観と関心事をもとに短・長期の目標と計画を立て、
    さらにスケジュールあるいは時間配分を決める。

    そして、もっと重要な事柄(緊急な事柄ではなく)が
    出現しないかぎり、自己を律して
    計画どおりに進めていかなければならない。

    ===============

     

    決めたスケジュールは、
    意地でもそのとおりにということですね(笑)

     

    あなたのやるべきこと、抱えているものも
    一度、この4つの事項に基づいて、整理してみてくださいね!

     

    抱えているものが多すぎて、ここから考えると
    優先すべきことではないことを、優先してしまっているかもしれません。

     

     

    【時間管理マトリックス】4つのパターン

     

    それでは、先ほどの時間管理のマトリックスの
    4つのパターンについてそれぞれ説明していきたいと思います。

     

    1 重要かつ緊急
    2 重要だが緊急ではない
    3 重要ではないが緊急
    4 重要ではなく更に緊急でもない

     

     

    第1領域:重要かつ緊急

     

    まずは、第1領域(重要かつ緊急)。

    これは一番優先させるべきものです。

     

    ある種の危機、問題が起きているということですので、
    早急に対処しなければいけません。

     

    仕事をしていれば、誰でも日々の中で
    この第1領域に直面することはあるでしょう。

     

    ただ、ここに着目ばかりして行動していると、
    いつも締め切りに追われて、あたふたしているだけだったり、

     

    問題解決への対応に精一杯で、
    他のことに手が回らない状況になってしまいます。

     

     

    第3領域:重要ではないが緊急

     

    次に第3領域(重要ではないが緊急)です。

     

    緊急と聞くと何でも重要だと思い込んでしまいがちです。

    その結果、緊急の要件すべてに対応して、
    ほとんどの時間を消費してしまうこともあります。

     

    重要でないことに全神経を注ぐのは非効率的で
    かえって時間を無駄にしてしまいますので、注意が必要です。

     

     

    第4領域:重要ではなく更に緊急でもない

     

    その次に、第4領域(重要ではなく更に緊急でもない)。

     

    これは、重要ではないうえに、緊急でもありません。
    つまり、一番優先順位が低いことになります。

     

    仕事をしている中で、これはすみわけがすぐに
    できるのではないでしょうか。

     

    ここには時間を費やさないようにしましょう。

     

     

    第2領域:重要だが緊急ではない

     

    最後に、第2領域(重要だが緊急ではない)です。

     

    結論から言いますと、この第2領域(重要だが緊急ではない)が
    最も効果的に時間を使うことができる行動パターンです。

     

    時間管理の上手い人は、第3領域(重要ではないが緊急)と第4領域(重要ではなく更に緊急でもない)
    を避けて行動するようにしています。両方とも優先順位が低いんですよね。

     

    ただ一方で、日ごろの活動の中で、
    第1領域(重要かつ緊急)が占める割合を低くなるよう意識し、
    第2領域(重要だが緊急ではない)の行動に時間をかけています。

     

    長期的な目標・計画を立てる、
    体を鍛える、
    人間関係を育てていく、
    計画に向けて備える、

    など、このような行動は大切なことで、やらなければいけないと分かっていたとしても、
    緊急ではないため、つい後回しにしてしまいがちだと思います。

     

    ですが、本質的にはとても重要なことであり、
    人生を効果的に生きている人は、第2領域(重要だが緊急ではない)の行動に
    時間を最も費やしているのです。

     

     

    まとめ

     

    今回は、スティーブン・R・コヴィー氏の時間管理術について書かせていただきました。

     

    時間は、唯一みな平等に与えられているものですので
    何かを変えたい!夢を実現したい!と思うのであれば、

    時間を有効に使わなければいけません。

     

    時間を有効に使うためには、時間管理は必要になってきますので
    ぜひ、今一度ご自身の時間管理を見直してくださいね!

     

    弊社ではYouTubeチャンネルを開設しております。

    そちらもぜひご覧くださいませ。

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