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時間管理を効率よく行うために意識するべきこと

 2018/11/04 未分類
この記事は約 7 分で読めます。

 

時間管理の意味を考えるために、時間管理はそもそも何のため?

ということを考えてほしいのですが、時間管理をしないと!と思うのは、
より効率的に何かを行いたいと思うから何です。

 

ただ何もすることがなくて、自由に過ごして、
何の結果も求めないのであれば、時間管理が必要だなんて思わないはずです。

 

私も仕事もない、やることも、やりたいこともない、
そのことに対して危機感すらない。

という状況であれば、時間管理の必要性なんて感じないです。

 

寝ていたいだけ寝ていますし、時間も決めずにだらだら過ごします。
しかし、私は、時間管理が必要だと感じているんですよね。

 

それはどうしてかというと、限られた時間の中でしたいこと、出したい結果があるから。
要するに暇じゃないから(笑)

 

本当に細かいことになってしまいますが、私の例でいうと、

 

・仕事をシャキッとした頭で始めるために、自宅できちんと食事をとりたい
・このメルマガを午前中に書き上げたい
・帰って洗濯などの家事をしたいので、きちんと定時に退勤したい。
・次の日に響くので、0時には就寝していたい

 

ごく一部ですが、こういったものが存在します。

 

そして、これらを実現するためには、限られた時間の中で、
決められたことをこなしていく必要があります。

そこで初めて、時間管理の重要性を感じるのです。

 

時間を管理せず、思いつくままに行動したり、
時間を決めずに進めていくと、この半分も実現できないと思います。

 

要するに、時間管理とは決められたことを遂行するために行う
エネルギーの管理でもあるのです。

 

 

時間管理をするためには?

 

あなたは、時間管理ができていますか?

 

時間管理をするのには、なにか目的を達成するためだったり、
なにか得たい結果を出すためだったりと目的があります。

 

しかし、その立派な目標とやる気だけでは、
うまく時間管理って出来ないんですよね。

 

では、どうしたらいいのか。

 

答えは、
「優先順位を正しく決める」です。

 

時間の管理に悩むあなたなら、そんなことわかってるし、
やってるわっ!!と思ったかもしれません。

 

しかし、それは正しい優先順位かどうか考えてほしいのです。

 

 

時間管理のマトリックス

 

決めたことを決めた時間内で終わらすための優先順位。

世界的なベストセラースティーブン・R・コヴィーの
『7つの習慣』では、時間管理のマトリックスというものを紹介しています。

 

この時間管理のマトリックスでは、
自分の時間を4つに分けています。

1 重要かつ緊急
2 重要だが緊急ではない
3 重要ではないが緊急
4 重要ではなく更に緊急でもない

上記の4つ。

 

7つの習慣には以下のような記述があります。

===============

時間管理の本質は、
優先事項を決め、
それらを中心に計画を立て、
実行することである。

優先事項を決めるにはまず、
自分の価値観や最大の関心事を深く探り、
明確にしなければならない。

その価値観と関心事をもとに短・長期の目標と計画を立て、
さらにスケジュールあるいは時間配分を決める。

そして、もっと重要な事柄(緊急な事柄ではなく)が
出現しないかぎり、自己を律して
計画どおりに進めていかなければならない。

===============

 

決めたスケジュールは、
意地でもそのとおりにということですね(笑)

 

あなたのやるべきこと、抱えているものも
一度、この4つの事項に基づいて、整理してみてくださいね!

 

抱えているものが多すぎて、ここから考えると
優先すべきことではないことを、優先してしまっているかもしれません。

 

 

【時間管理マトリックス】4つのパターン

 

それでは、先ほどの時間管理のマトリックスの
4つのパターンについてそれぞれ説明していきたいと思います。

 

1 重要かつ緊急
2 重要だが緊急ではない
3 重要ではないが緊急
4 重要ではなく更に緊急でもない

 

 

第1領域:重要かつ緊急

 

まずは、第1領域(重要かつ緊急)。

これは一番優先させるべきものです。

 

ある種の危機、問題が起きているということですので、
早急に対処しなければいけません。

 

仕事をしていれば、誰でも日々の中で
この第1領域に直面することはあるでしょう。

 

ただ、ここに着目ばかりして行動していると、
いつも締め切りに追われて、あたふたしているだけだったり、

 

問題解決への対応に精一杯で、
他のことに手が回らない状況になってしまいます。

 

 

第3領域:重要ではないが緊急

 

次に第3領域(重要ではないが緊急)です。

 

緊急と聞くと何でも重要だと思い込んでしまいがちです。

その結果、緊急の要件すべてに対応して、
ほとんどの時間を消費してしまうこともあります。

 

重要でないことに全神経を注ぐのは非効率的で
かえって時間を無駄にしてしまいますので、注意が必要です。

 

 

第4領域:重要ではなく更に緊急でもない

 

その次に、第4領域(重要ではなく更に緊急でもない)。

 

これは、重要ではないうえに、緊急でもありません。
つまり、一番優先順位が低いことになります。

 

仕事をしている中で、これはすみわけがすぐに
できるのではないでしょうか。

 

ここには時間を費やさないようにしましょう。

 

 

第2領域:重要だが緊急ではない

 

最後に、第2領域(重要だが緊急ではない)です。

 

結論から言いますと、この第2領域(重要だが緊急ではない)が
最も効果的に時間を使うことができる行動パターンです。

 

時間管理の上手い人は、第3領域(重要ではないが緊急)と第4領域(重要ではなく更に緊急でもない)
を避けて行動するようにしています。両方とも優先順位が低いんですよね。

 

ただ一方で、日ごろの活動の中で、
第1領域(重要かつ緊急)が占める割合を低くなるよう意識し、
第2領域(重要だが緊急ではない)の行動に時間をかけています。

 

長期的な目標・計画を立てる、
体を鍛える、
人間関係を育てていく、
計画に向けて備える、

など、このような行動は大切なことで、やらなければいけないと分かっていたとしても、
緊急ではないため、つい後回しにしてしまいがちだと思います。

 

ですが、本質的にはとても重要なことであり、
人生を効果的に生きている人は、第2領域(重要だが緊急ではない)の行動に
時間を最も費やしているのです。

 

 

まとめ

 

今回は、スティーブン・R・コヴィー氏の時間管理術について書かせていただきました。

 

時間は、唯一みな平等に与えられているものですので
何かを変えたい!夢を実現したい!と思うのであれば、

時間を有効に使わなければいけません。

 

時間を有効に使うためには、時間管理は必要になってきますので
ぜひ、今一度ご自身の時間管理を見直してくださいね!

 

弊社ではYouTubeチャンネルを開設しております。

そちらもぜひご覧くださいませ。

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